Mijn Blog – Schoolfotografie

Gegevensverwerking

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In het engels beter bekend als General Data Protection Rhegulation (GDPR). Hier is zoveel over gecommuniceerd, mijn mailboxen stroomde over van e-mails van bedrijven. Dat herken je vast wel… Ook als fotograaf moest ik me gaan verdiepen in de AVG. Je hebt op zoveel manieren te maken met gegevensverwerking. Niet alleen als ondernemer om bijvoorbeeld je gegevens uit te wisselen met je administratiekantoor en de registratie van je klantgegevens voor de facturatie. Via mijn websites kunnen mensen zich opgeven voor een nieuwsbrief, daar leg je namen en e-mailadressen voor vast. Daarnaast ontwikkel ik websites voor klanten, zij delen o.a. hun zeer privacygevoelige inloggegevens met mij. Voor mijn eigen websites hou ik op de achtergrond statistieken bij, om te zien hoe vaak e.e.a. bijvoorbeeld bekeken wordt. Ook dat valt onder de AVG.

Tja en dan heb je nog al die foto’s…. Naast het feit dat je de opslag goed en veilig moet regelen, mag je foto’s niet zomaar in het openbaar gebruiken. Nou deed ik dat sowieso al niet. Ik vroeg altijd toestemming om foto’s te mogen gebruiken. Maar met de komst van de AVG gaat het allemaal net even iets verder. Officieel moet je voor elke uiting op elk verschillend medium keer op keer opnieuw toestemming vragen. Daar moet je uiteraard ook een goede administratie voor bijhouden, wat ook weer extra werk met zich meebrengt. En alles wat je doet moet je ook openbaar uitleggen en toegankelijk maken. Op mijn websites heb ik daarom ook een privacyverklaring toegevoegd. En dan heb ik het nog niet eens over schoolfotografie…. ook daar komt veel meer bij kijken.

Schoolfotografie

Bij schoolfotografie maak ik als fotograaf gebruik van gegevens van school. De namen van leerlingen, de groep waar ze in zitten en vaak ook het ID-nummer van het schoolsysteem (bijv. Parnassys) worden aan mij doorgegeven, zodat wij de foto’s van de kinderen allemaal individueel onder een eigen naam kunnen vastleggen en opleveren aan de juiste ouders/verzorgers. Het feit dat ik die gegevens gebruik maar ook het aanleveren van de gegevens door school via bijvoorbeeld e-mail was iets wat niet maar ‘zomaar’ kon doorgaan. Voor het goed en volgens afspraken gebruik maken van de gegevens van school is o.a. een verwerkingsovereenkomst voor nodig. Het aanleveren via e-mail doen we niet meer. Hiervoor maak ik tegenwoordig gebruik van een beveiligde bestandsuitwisseling via Dropbox. In deze specifieke schoolfotografie-hoek moet je toch echt goed weten wat je doet en hoe je het goed doet.

Sgoolfotografie.nl

Gelukkig ben ik als freelancer aangesloten bij Sgoolfotografie.nl. Daar hebben ze alles tot in de puntjes uitgezocht. Ze hebben instructies, overeenkomsten en andere communicatie-documenten uitgewerkt. Hiermee kunnen wij aan de scholen laten zien hoe wij als Sgoolfotografie.nl, maar ook als freelance fotografen met de gegevens en foto’s omgaan. Hiermee kan ik met scholen goede afspraken maken over de manier van communiceren, we sluiten een verwerkingsovereenkomst af en weten dat we zo op een goede en veilige manier volgens de nieuwe privacywetgeving ons werk doen.

Je merkt dat scholen hier ook enorm aan moeten wennen. De ene school wilde in eerste instantie helemaal niks meer geven, de andere school mailde evengoed het liefst meteen alles… Iedereen moet er aan wennen. Maar gelukkig merk je wel dat inmiddels iedereen zich ervan bewust is dat het wel goed geregeld moet worden.

Naast alle overeenkomsten en communicatie heen en weer van de gegevens, maak je op de fotodag zelf ook gebruik van de gegevens. Alle gegenereerde unieke QR-codes met naam en groep van de kinderen staan op mijn iPad en eReader (op de eReader als backup en voor gebruik door een collega-fotograaf als ik de groepsfoto’s uitbesteed heb). Daarnaast maak ik altijd 2 afdrukken van de leerlinglijsten. Een voor de hulpouders, zodat ze weten welke kindjes ze in welke volgorde moeten halen. En een voor mijn assistent, zodat zij ook de juiste kinderen voor zich heeft en zodat ze aantekeningen kan maken (ziek/afwezig, opmerking over de code of bijvoorbeeld dat er een gat in kleding zit of een koortslip waar iemand mee zit). Op deze lijsten staan in ieder geval geen ID-nummers uit het schoolsysteem, maar het blijven gegevens van kinderen. Aan het eind van de dag verzeker ik mijzelf dat beide lijsten weer bij mij ingeleverd zijn en maak ik de iPad en eReader weer leeg.

Zodra het administratief mogelijk is verwijder ik de leerling- en QR-gegevens ook van mijn harddisk en gaan de lijsten door de papierversnipperaar.

De ouders krijgen via school, als ik klaar ben met de nabewerking, allemaal een inlogkaart met een unieke code erop om alleen de foto’s van hun eigen kinderen te zien. De inlogkaarten worden in een doos op school afgeleverd. Het versturen van de kaarten moet uiteraard ook goed verlopen, want een doos met inlogkaarten kwijtraken dat wil je niet! De nabestellingen vinden allemaal plaats in een beveiligd systeem, waar klanten met een gerust hart zonder problemen foto’s kunnen nabestellen.

Privacywet

Al met al had de komst van de nieuwe privacywet dus best wat gevolgen. Uiteindelijk heeft het behoorlijk wat extra werk opgeleverd, waar je eigenlijk helemaal niet op zit te wachten…. Maar goed, het is natuurlijk belangrijk om correct met de gegevens om te gaan, en ik ben wel blij dat het nu allemaal geregeld is!

Tot zover het uitstapje over de AVG. De volgende keer neem ik jullie mee met de voorbereidingen voor ‘DE-DAG’. Mijn volgende blog gaat over ‘Ik ga naar school en ik neem mee…’. Lees je dan ook weer mee?