Mijn Blog – Schoolfotografie

Voordat het zover is…

Als buitenstaander, bijvoorbeeld als ouder, is het enige moment dat je de schoolfotograaf ziet de dag dat hij/zij op school foto’s komt maken. Maar voordat het zover is zijn er al heel wat werkzaamheden aan vooraf gegaan.

Kennismaken en afspraken maken

Als ik nieuw ben bij een school plan ik altijd eerst een kennismakingsgesprek in. Dit kan met iemand van de ouderraad zijn, met een medewerker van school en soms ‘gewoon’ de directeur. Als freelancer van Sgoolfotografie.nl leg ik tijdens de kennismaking uit hoe ik en Sgoolfotografie.nl te werk gaan, hoe een fotodag (of dagen) eruitziet. Ik leg uit hoe de ouders na afloop de foto’s kunnen bestellen, maar ook wat de school ontvangt aan foto’s en digitale beelden. Afhankelijk van het aantal leerlingen, groepen en de wensen van de school bekijken we de opties voor 1, 2 of bijv. 3 dagen fotograferen. Maar ook met 1, 2 of soms wel 3 of 4 fotografen. Ik laat uiteraard ook wat voorbeelden van foto’s met verschillende poses, achtergrondjes, vloertjes en ook krukken of bijv. de poef zien. Mijn portfolio verandert ieder seizoen weer en trots laat ik elke keer weer die lieve, ontroerende, stoere, enthousiaste, zenuwachtige en soms bijna echte modellen van kindjes zien. Vaak eindigt het gesprek met het bekijken van de mogelijke locaties voor de tijdelijke fotostudio en het schoolplein om te zien waar de groepsfoto’s gemaakt kunnen worden. Terug thuis mail ik alle gemaakte afspraken zodat voor beide partijen alles duidelijk is, ook als de schoolfotodag pas maanden later gepland staat.

Aankondiging op school en hulp regelen

Als ‘de dag’ dichterbij komt heb ik alvast een assistent geregeld en mail ik de school informatie voor de ouders, een leuke aankondigingsposter dat “de schoolfotograaf “ -ik dus- er aan komt. Een voorbeeld van zo’n poster staat hiernaast. Het is altijd zo leuk om te zien, als je op school komt, dat deze posters overal hangen. Ik check of er al hulpouders geregeld zijn door school, zij zijn echt onmisbaar tijdens het fotograferen. Zo creëren we met elkaar een heel team voor op de dag zelf, zodat alles zo soepel mogelijk kan verlopen. Mijn assistent zorgt ervoor dat het juiste kindje op de foto gaat, helpt bij poses (vooral de kleintjes die het erg spannend vinden), checkt nog even de kleding, haalt nog even dat plukje haar weg uit het gezicht enz. enz. De hulp vanuit school zorgt er altijd voor dat de kinderen op tijd bij de tijdelijke opgebouwde fotostudio aanwezig zijn, in de juiste volgorde, zorgt voor het “snoetenpoetsen” (vooral na de pauze bij de onderbouw). Maar ook voor de organisatie rond alle broertjes en zusjes uit de hele school, het achter elkaar ophalen van de groepen voor de groepsfoto’s zijn ze goud waard! Zo’n top team kan bestaan uit 3 mensen (hulpouder, assistent en fotograaf), maar bij grote scholen kan je zomaar ineens een groep van 15 mensen hebben lopen. Een hele andere beleving, maar ook dat gaat altijd zo fijn met elkaar. Er zijn ouders die nemen er jaarlijks vrij voor, zo leuk en gezellig vinden ze het!

Administratie en planning

Ook vraag ik de leerlinglijsten bij school op. Met deze lijsten kan ik via ons systeem per kind een QR-code genereren om later elk kind in een unieke galerij te kunnen opleveren. Ouders kunnen alleen foto’s zien van hun eigen kinderen. De QR-codes zet ik tijdelijk op mijn iPad en als back-up op mijn telefoon. Deze codes worden tijdens de shoot vooraf per kindje gefotografeerd. Een leerlinglijst is een must om te kunnen werken als schoolfotograaf, maar is door de komst van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), de nieuwe privacywet, niet meer zo vanzelfsprekend. Dit heeft behoorlijk veel impact. In mijn volgende blog kom ik daar wat uitgebreider op terug. Ik stuur school a.d.h.v. het aantal leerlingen, het aantal groepen, het aantal broers/zussen en eventuele gymtijden en andere zaken waar rekening mee gehouden moet worden een planning op. Een planning afstemmen bij m.n. grote scholen kan soms best een aardige klus zijn. Als dit allemaal geregeld is zijn we klaar voor het ‘echte’ werk, lees er alles over in de komende blogs over schoolfotografie!